Bạn là một startup, một công ty có quy mô nhỏ hoặc siêu nhỏ. Liệu doanh nghiệp mới của bạn có cần xây dựng quy trình? Câu trả lời là CHẮC CHẮN CÓ và bạn cũng đang thực hiện nó hàng ngày đấy!
Quy trình làm việc là gì?
Hàng ngày bạn đã thực hiện nhiều công việc theo quy trình mà không hề nhận ra. Đơn giản là bạn chưa đặt tên và xác định rõ ràng thôi!
Quy trình, nói một cách dễ hiểu, là cách bạn thực hiện một công việc hay dự án. Đôi khi, việc tự động hóa một phần hoặc toàn bộ quy trình giúp tăng năng suất và loại bỏ những công việc lặp đi lặp lại mà chẳng cần thiết.
Đúng, muốn có kết quả tốt, bạn cần có một cách thức. Cách thức đúng sẽ mang lại hiệu quả, còn cách thức sai thì ngược lại. Dành chút thời gian để xem xét quy trình làm việc một cách cẩn thận sẽ giúp công việc của bạn trở nên gọn gàng và năng suất hơn đấy!
Lợi ích của xây dựng quy trình làm việc
1. Giảm chi phí vận hành doanh nghiệp
Quá trình làm việc sẽ trở nên thú vị hơn nếu bạn có một quy trình rõ ràng từ đầu. Bạn sẽ không phải đối mặt với việc trễ deadline. Mỗi bước trong quy trình đều được giao cho một người hoặc bộ phận cụ thể, giúp bạn dễ dàng theo dõi và xác định trách nhiệm. Điều này cũng làm cho nhân viên trong công ty cảm thấy tự chủ và trách nhiệm hơn.
Nếu có thể, hãy cố gắng để tự động hóa vận hành và giám sát quy trình, điều này sẽ giúp bạn tối ưu chi phí và nguồn lực vào những việc cần thiết. Ngày nay, có rất nhiều phần mềm quản lý quy trình, tự động hoá doanh nghiệp. Nếu có điều kiện, đừng ngại tư vào nó, bạn nhé.
2. Có thêm thời gian để đổi mới
Với quy trình làm việc trơn tru, bạn sẽ có thêm thời gian, năng lượng để tập trung nhiều hơn vào cải tiến sản phẩm/dịch vụ và các nhiệm vụ tác động trực tiếp đến sự phát triển kinh doanh của bạn. Ví dụ như lên ý tưởng cho các sản phẩm/dịch vụ mới, nói chuyện với khách hàng để nhận phản hồi và đưa ra các ý tưởng sáng tạo.
Việc giải phóng bản thân khỏi những ràng buộc không mong muốn, như tìm lỗi và truy trách nhiệm khi gặp vấn đề, sẽ giúp bạn có thêm thời gian và tâm trí cho những kế hoạch mới. Và biết đâu, đây có thể là bước khởi đầu cho sự phát triển mạnh mẽ của doanh nghiệp non trẻ của bạn.
3. Làm việc hiệu quả hơn
Làm việc từ xa (remote) là cụm từ không còn quá xa lạ đối với chúng ta, đặc biệt là trong thời điểm đại dịch Covid-19 vừa qua. Tuy nhiên, quản lý nhóm từ xa có thể trở nên khó khăn hơn nếu bạn không điều chỉnh quy trình làm việc tối ưu cho sự kết nối trực tiếp.
Việc áp dụng các quy trình làm việc rõ ràng và tự động giúp bạn triển khai công việc hiệu quả mà không cần phải giám sát quá nhiều. Bạn có thể để nhân viên làm việc từ xa mà không cần giám sát. Nhân viên sẽ tự biết trách nhiệm của mình và nỗ lực để hoàn thiện công việc. Điều này giúp bạn dễ dàng đánh giá hiệu quả sử dụng lao động.
4. Tăng năng suất của nhân viên
Là chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn không muốn tiêu tiền một cách lãng phí chỉ vì sự kém hiệu quả. Tự động hóa và quy trình hóa giúp duy trì môi trường làm việc trong sáng, giúp nhân viên tự chủ và tích cực tham gia vào công việc của họ. Không minh, chối tội, đổ lỗi. Quy trình làm việc thông minh giúp bạn nhanh chóng nhận ra và loại bỏ những tắc nghẽn trong công việc.
Nhân viên sẽ thấy rõ hơn về vai trò và trách nhiệm của mình, tập trung hơn vào công việc. Kỹ năng chuyên môn và thái độ làm việc sẽ được cải thiện đáng kể. Điều này cũng giúp người lao động hiểu rõ hơn về nghề nghiệp của mình, góp phần tích cực đến công tác quản lý nhân sự.
Hướng dẫn lập quy trình làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp nhỏ
Bắt đầu tạo quy trình làm việc không phải là nhiệm vụ khó khăn như bạn nghĩ. Dưới đây là hướng dẫn đơn giản để giúp bạn bắt đầu:
Bước 1. Ghi chú về các quy trình công việc hiện tại
Xác định các quy trình đang được sử dụng trong doanh nghiệp và thảo luận với các bộ phận để hiểu về những thách thức hiện tại.
Bước 2. Xác định đối tượng liên quan và tài nguyên trong quy trình
Ghi lại những người tham gia, đặc biệt là những người phê duyệt và đánh giá vì đây là nơi có xu hướng khiến quy trình bị tắc nghẽn.
Bước 3. Xác định kết quả mong muốn
Ghi lại các kết quả bạn muốn đạt được trong quy trình như: doanh số, tiến độ, hoặc tài sản, giúp bạn tối ưu hóa hiệu suất.
Bước 4. Liệt kê bước và nhiệm vụ
Ghi lại tất cả các bước và xem xét mối quan hệ giữa chúng. Có bất kỳ bước nào có thể thực hiện đồng thời không hoặc các nhiệm vụ có điều kiện phải được hoàn thành trước khi chuyển sang bước tiếp theo không?
Bước 5. Xác định trách nhiệm
Liệt kê những người tham gia và trách nhiệm của họ. Ghi chú những nhiệm vụ cần phê duyệt. Hãy lưu ý ai phải phê duyệt nhiệm vụ đó. Ghi lại thông tin của tất cả các bên liên quan và quá trình tham gia của họ.
Bước 6. Tạo sơ đồ quy trình
Vẽ sơ đồ quy trình để có cái nhìn tổng quan và dễ hiểu hơn. Sử dụng thông tin bạn có được trong các bước trước đó để thực hiện việc này.
Bước 7. Kiểm tra quy trình
Triển khai quy trình mới và thu thập phản hồi từ nhóm để tìm ra điều hiệu quả và điều cần cải thiện.
Bước 8. Đào tạo nhóm của bạn
Triển khai chương trình đào tạo dựa trên sơ đồ và nhiệm vụ của từng thành viên.
Bước 9. Triển khai quy trình
Bắt đầu bằng cách triển khai quy trình trên một nhóm nhỏ, sau đó mở rộng lên toàn bộ tổ chức khi cảm thấy đã sẵn sàng.
Dưới đây là một hướng dẫn đơn giản về việc xây dựng quy trình làm việc cho doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ. Trong các công ty lớn, quy trình làm việc là điều không thể thiếu và thường được triển khai rất chặt chẽ. Vì vậy, để đuổi kịp các ông lớn, các doanh nghiệp mới hãy nhanh chóng lựa chọn xây dựng ngay một quy trình làm việc cụ thể nhé!
