Trong công việc, bất kể bạn đảm nhận vị trí nào đi nữa thì hàng ngày bạn phải tiếp xúc với rất nhiều người. Đó có thể là sếp của bạn, đồng nghiệp, khách hàng hay là đối tác. Có kỹ năng giao tiếp tốt, bạn sẽ dễ dàng truyền đạt rõ ràng và chính xác những gì muốn nói đến người nghe. Bạn cũng sẽ biết cách sử dụng ngôn ngữ phù hợp để diễn đạt ý của mình. Điều này giúp tạo thiện cảm với người nghe. Khi họ có thiện cảm với bạn thì việc ký kết thành công hợp đồng hay đạt được thỏa thuận về vấn đề gì đó sẽ dễ dàng hơn nhiều. 

Cùng tìm hiểu vai trò của kỹ năng giao tiếp và cách thức giao tiếp sao cho khéo léo, hiệu quả trong bài viết ngay dưới đây!

1. Vai trò của kỹ năng giao tiếp trong công việc

Giao tiếp trong công việc được thể hiện ở nhiều khía cạnh bao gồm giao tiếp bằng thư từ, bằng ngôn ngữ cơ thể, bằng lời nói, bằng văn bản,… Vậy tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong công việc được thể hiện cụ thể như thế nào?

1.1 Kỹ năng giao tiếp thúc đẩy hiệu suất công việc và tạo những đội nhóm mạnh

Trong môi trường văn hóa công sở, giao tiếp là kỹ năng không thể thiếu để đạt sự thành công khi làm việc. Có kỹ năng giao tiếp tốt, những thông tin mà bạn truyền đạt tới đồng nghiệp, đối tác hay cấp trên đều được diễn ra suôn sẻ, từ đó kế hoạch công việc sẽ được thực hiện hiệu quả cao. Nhất là khi các công việc đều cần có sự hợp tác, làm việc nhóm giữa các thành viên, vì vậy, nếu không có kỹ năng giao tiếp khéo léo, thông điệp bạn muốn truyền tải rất dễ bị hiểu sai, không đồng nhất được nên có thể dẫn tới hiệu suất làm việc khó được như ý muốn.

Kỹ năng giao tiếp cũng là yếu tố tạo nên những đội, nhóm mạnh trong công ty để cùng nhau phát triển. Bởi sự đoàn kết giữa các thành viên sẽ khiến cho các buổi thảo luận trở nên sôi động, họ sẽ đưa ra nhiều ý kiến, tham khảo và xem xét để cùng đưa ra giải pháp hữu hiệu cũng như mang đến lợi ích tốt nhất cho công ty, doanh nghiệp. Mà với hiệu suất công việc cao, có những thành viên giỏi, đội nhóm mạnh thì doanh nghiệp sẽ đạt được những thành tựu lớn và phát triển tích cực hơn.

1.2. Kỹ năng giao tiếp tốt gia tăng cơ hội thăng tiến trong công việc

Ngoài kỹ năng lãnh đạo thì một người quản lý đảm nhận chức vụ cao không thể thiếu được kỹ năng giao tiếp. Nhờ có kỹ năng giao tiếp tốt mà quản lý có thể nhận được sự ủng hộ, hợp tác của nhân viên. Đặc biệt, với khả năng của mình, quản lý có thể hiểu rõ về thế mạnh của nhân viên để giao nhiệm vụ phù hợp và hướng dẫn họ thực hiện nhằm tăng hiệu quả chung của dự án/kế hoạch. Chính vì vậy, có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ là lợi thế để bạn đảm nhận những chức vụ cao, mở rộng mối quan hệ với nhiều người không chỉ là nhân viên công ty mà còn với nhiều phòng ban và đối tác khác trong công việc.

> Đọc ngay: Quản lý công việc hiệu quả với 5 kỹ năng vàng cần ghi nhớ

2. Giao tiếp chốn công sở sao cho khéo léo, chuyên nghiệp

Để giao tiếp tốt, ứng xử khéo léo trong cuộc sống cũng như công việc và xã hội chúng ta cần lưu ý những điểm sau:

2.1. Rành mạch và dễ hiểu, không ngọng, lắp

Cách diễn đạt rành mạch và dễ hiểu không chỉ giúp thể hiện sự tự tin mà còn cả sự chuyên nghiệp trong quá trình giao tiếp. Những từ ngữ như “à, ừm” cũng nên được loại bỏ hoàn toàn khỏi câu nói của bạn. Khi trò chuyện với người khác, hãy luôn nói năng dứt khoát, biết ngắt nghỉ đúng chỗ để người khác kịp hiểu ý mình và cũng là để lấy lại năng lượng cho bản thân.

Đồng thời, trong mỗi hoàn cảnh khác nhau thì bạn cũng nên sử dụng ngôn từ và giọng nói khác nhau, tốt nhất là làm sao cho mạch lạc và dễ hiểu nhất. Không phải lúc nào bạn cũng nên sử dụng những từ ngữ quá chuyên môn và cần phải cực kỳ cẩn trọng với ngữ pháp, ngay cả khi nói tiếng Việt.

2.2. Tuyệt đối không “thao thao bất tuyệt”

Sự thao thao bất tuyệt của người nói trong quá trình giao tiếp không giúp chứng minh rằng họ là người học cao hiểu rộng. Ngược lại, nó sẽ cho mọi người thấy không được chia sẻ và thậm chí là bị áp đặt. Thực chất của quá trình giao tiếp là để trao đổi thông tin; hai bên cùng chia sẻ những suy nghĩ và mối quan tâm chung. Vì vậy, nếu một bên chỉ thao thao bất tuyệt với những suy nghĩ của mình thì chắc chắn đối phương sẽ cảm thấy chán nản và gần như sẽ không có các cuộc trao đổi sau đó nữa.

2.3. Hiểu nhau, tìm ra điểm chung của nhau

Như đã nói ở trên, mục đích của mỗi cuộc trò chuyện, giao tiếp là để mọi người cùng thấu hiểu nhau, chia sẻ với nhau những suy nghĩ chung. Sẽ là một điều tuyệt vời nếu như có thể tìm thấy một người bạn đồng hành thực sự hiểu mình và có thể chia sẻ mọi điều trong cuộc sống. Điều này lại một lần nữa khẳng định tầm quan trọng của kỹ năng lắng nghe. Lắng nghe không chỉ để hiểu và để đưa ra lời khuyên mà còn là để thể hiện sự tôn trọng với người đối diện.

2.4. Lắng nghe, tôn trọng ý kiến của người khác

Hầu hết chúng ta đều nói nhiều hơn là nghe. Điều gì đã khiến cho chúng ta gần như chỉ quan tâm đến những gì mình sắp nói mà bỏ qua gần như hoàn toàn những suy nghĩ của đối phương? Đó có thể là bởi vì chúng ta chưa thực sự biết cách lắng nghe và tôn trọng ý kiến của người khác.

Trong quá trình giao tiếp, hãy dừng lại một chút để lắng nghe ý kiến của đối phương, những lời họ nói, giọng điệu và chú ý tới cả ngôn ngữ cơ thể của họ. Khi đối phương nhận thấy rằng bạn đang thực sự lắng nghe họ, họ sẽ cảm thấy tin tưởng và sẽ cởi mở hơn. Họ thậm chí sẽ cảm thấy hạnh phúc hơn nhiều khi bạn đặt ra những câu hỏi. Bạn càng biết cách lắng nghe, người kia càng cởi mở và câu chuyện sẽ càng trở nên thú vị hơn.

2.5. Nói đúng suy nghĩ của mình, kết hợp ngôn ngữ hình thể

Cách tốt nhất để thể hiện sự khéo léo và chuyên nghiệp trong giao tiếp là trung thực, nói đúng những suy nghĩ của mình. Nếu như bạn đang cảm thấy bực bội, hãy cho người kia biết điều này. Nếu như bạn không muốn tiếp tục nói về một chủ đề nào nữa, bạn cũng nên nói ra điều đó. Tất nhiên là phải bằng một cách khéo léo để không làm cho đối phương phật ý. Nói đúng suy nghĩ của mình xem ra thì dễ nhưng không phải ai cũng có thể làm được.

Ngoài ra, khi giao tiếp, bạn cũng không được quên ngôn ngữ cơ thể. Đôi khi, nó còn có ý nghĩa hơn cả trăm ngàn lời bạn nói. Giọng của bạn có cay nghiệt quá hay không? Khuôn mặt bạn có đang thể hiện sự khinh thường với những gì người khác nói? Hay là ánh mắt bạn đang thể hiện sự thích thú với câu chuyện của họ. Ngôn ngữ cơ thể sẽ cho thấy mọi cảm xúc và suy nghĩ của bạn, thậm chí là cả thái độ của bạn đối với người đối diện.

> Đọc thêm: 5 cách giữ động lực cho nhân viên những ngày giáp Tết “chỉ lưu hành nội bộ” của một người sếp đỉnh cao

3. Top các kỹ năng giao tiếp cơ bản, quan trọng nhất

3.1. Kỹ năng lắng nghe

Lắng nghe luôn là một kỹ năng giao tiếp cơ bản nhưng quan trọng nhất bởi vì vừa giúp bạn có được thông tin, vừa thể hiện sự đồng cảm và là cơ sở để bạn đưa ra phản hồi phù hợp nhất. Trong công việc, khả năng lắng nghe giúp bạn dễ dàng thân thiết, cởi mở với đồng nghiệp.

3.2. Kỹ năng giao tiếp ứng xử: Chào hỏi, tác phong

Gần như đây là kỹ năng giao tiếp quan trọng nhất vì mọi tác phong, phong cách đi đứng, chào hỏi quyết định ấn tượng của người khác về bạn. Những ai có cách ứng xử khéo léo, tinh tế thường được quý mến và dễ hòa đồng, thích nghi tốt trong môi trường làm việc mới, kết nối và có được sự hỗ trợ từ đồng nghiệp. Ngược lại, những người bị đánh giá là “thô” hoặc “vô duyên” hay cứng nhắc, máy móc trong ứng xử thì khó thăng tiến hơn.

3.3. Kỹ năng thuyết trình, thuyết phục, đàm phán

Dĩ nhiên, mục đích của giao tiếp hiệu quả trong công việc (và cuộc sống) là cùng trao đổi để hiểu nhau, cùng nhau hợp tác và đạt được các thỏa thuận. Khả năng giải thích, thuyết trình, tư vấn, thuyết phục người khác và đàm phán hiệu quả quyết định thành công của bạn. Các kỹ năng này đòi hỏi nhiều kinh nghiệm, sự thực hành liên tục, kết hợp giữa thiên phú và cách bạn học hỏi, tự mình thay đổi, rút kinh nghiệm từ thực tế. Kiến thức về sản phẩm, hàng hóa nói riêng, nền tảng kiến thức về xã hội, kinh tế, học vấn… nói chung đều quyết định chất lượng của những bài thuyết trình hay các cuộc đàm phán.

3.4. Kỹ năng đặt câu hỏi

Đặt câu hỏi không khó, nhưng đặt câu hỏi khéo để có được thông tin mình cần hay đơn giản là cho thấy bạn đang lắng nghe tích cực, quan tâm tới nội dung cuộc trò chuyện thì cần phải có kỹ năng. Hãy chú ý quan sát, lắng nghe để biết lúc nào hỏi thì tốt nhất. Đồng thời, ở nơi làm việc hãy tránh đề cập tới những câu hỏi quá riêng tư, liên quan tới vấn đề cá nhân hay bí mật kinh doanh…

3.5. Kỹ năng xử lý tình huống

Kỹ năng giao tiếp xuất sắc nghĩa là ứng biến nhanh và thuyết phục. Khả năng xử lý tình huống, phân tích vấn đề và ra quyết định phù hợp tác động rất nhiều tới thành công và các mối quan hệ của bạn trong công việc, cuộc sống. Luôn bình tĩnh, kiên nhẫn và cân nhắc kỹ lưỡng, có nguyên tắc ứng xử sẽ giúp bạn xử lý mọi tình huống hợp lý nhất để tránh hiểu lầm và xung đột không đáng có.

3.6. Kỹ năng làm việc nhóm

Muốn phát triển kỹ năng giao tiếp, chắc chắn bạn cần phải củng cố và rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm. Cách bạn trao đổi, phối hợp với những người xung quanh, lắng nghe và thuyết phục họ theo ý kiến của bạn, học hỏi để nâng cao trình độ, kỹ năng, cùng nhau nỗ lực cho mục tiêu chung… đều giúp bạn phát triển bộ kỹ năng mềm, đặc biệt là kỹ năng giao tiếp hiệu quả.

> Đọc thêm: Chỉ làm công ăn lương, hết giờ làm về nhà, mong hưởng thụ cuộc sống thì đừng mơ ước tự do tài chính

4. Các yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng giao tiếp

Có nhiều loại hình kỹ năng giao tiếp bạn cần lĩnh hội và thực hành để trở thành một người giao tiếp thành thạo. Các kĩ năng này có thể được sử dụng kết hợp trong các hoàn cảnh giao tiếp khác nhau.

4.1. Lắng nghe tích cực

Lắng nghe là kỹ năng cần thiết trong quá trình giao tiếp với người đối diện, đặc biệt đối với đồng nghiệp. Kỹ năng lắng nghe giúp tập trung lắng nghe những câu chuyện đời thường, chia sẻ những khó khăn trong công việc cũng như trong cuộc sống bằng cách phân tích, đóng góp ý tưởng và hỏi thêm thông tin,…sẽ giúp kéo gần khoảng cách và tăng sự thân mật giữa đồng nghiệp, tạo cảm hứng làm việc.

Cũng nên lưu ý rằng để đạt hiệu quả giao tiếp tối ưu, bạn nên gạt bỏ sự tồn tại của điện thoại hay mạng xã hội – các nhân tố làm bạn xao lãng, khiến cuộc trò chuyện trở nên nhàm chán và người nghe cảm thấy không được tôn trọng.

4.2. Điều chỉnh phong cách nói chuyện với từng người nghe

Tùy thuộc vào các đối tượng giao tiếp, bạn thiết lập phong cách và hình thức giao tiếp cho phù hợp. Ví dụ, khi giao tiếp với sếp, các hình thức giao tiếp trang trọng như gửi email hoặc gọi điện thoại sẽ được ưu tiên. Khi làm việc teamwork, video conference sẽ là kênh giao tiếp hiệu quả hơn một email dày đặc thông tin.

4.3. Sự thân thiện

Sự thân thiện góp phần làm nên hiệu quả giao tiếp (niềm tin và sự thấu hiểu) được đảm bảo trên 2 yếu tố: sự chân thành và lòng tốt.

Trong công việc, bạn có thể bắt đầu cuộc trò chuyện với đồng nghiệp hay sếp bằng những câu hỏi đời thường về quê quán, nơi ở, thời tiết hay tình trạng sức khỏe với thái độ tích cực và luôn giữ nụ cười trên môi kèm theo những lời khen ngợi, chúc mừng trước thành quả của đồng nghiệp, giúp nuôi dưỡng niềm tin với sếp và với đồng nghiệp, thúc đẩy hiệu quả công việc.

4.4. Sự tự tin

Tự tin là yếu tố then chốt cho việc thể hiện một ý tưởng như phát biểu, đóng góp ý kiến tại cuộc họp. Sự tự tin được thể hiện qua tương tác bằng mắt, ngồi thẳng và mở rộng vai khi trao đổi thông tin với sếp hoặc đồng nghiệp. Bên cạnh đó, sự tự tin sẽ giúp bạn thành công trong việc thuyết phục các nhà tuyển dụng trong cuộc phỏng vấn vào vị trí mà bạn mong ước.

4.5. Trao đi và tiếp nhận phản hồi

Hiệu quả giao tiếp phần lớn được đánh giá bởi chất lượng của các phản hồi. Phản hồi càng sâu sắc và mang tính phản biện thì vấn đề đưa ra càng thu hút và có chiều sâu. Phản hồi nên tập trung giải quyết vấn đề, cung cấp các giải pháp để củng cố thêm tính bền vững và khả thi của các dự án.

4.6. Nói rõ ràng, không nói quá to hay quá nhỏ

Giao tiếp hiệu quả hay không phụ thuộc nhiều vào âm lượng giọng nói có vừa đủ, hợp tình huống không và cách bạn truyền đạt rõ ràng hay chưa. Khi bạn muốn truyền đạt một thông điệp, bạn cần điều chỉnh giọng nói trực tiếp hoặc qua các phương tiện truyền tải thông tin sao cho âm thanh đủ nghe và rõ ràng để đảm bảo người nghe không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào. Nói quá to khiến cho thông tin truyền đi kém hiệu quả và khiến người nghe không cảm thấy được tôn trọng.

4.7. Sự đồng cảm

Cảm xúc là sản phẩm của quá trình truyền tải thông điệp. Bày tỏ sự đồng cảm đúng lúc với đối tượng giao tiếp (người nghe) góp phần duy trì cuộc trò chuyện, giúp chủ thể giao tiếp đạt được mục đích giao tiếp.

4.8. Sự tôn trọng

Song hành với sự đồng cảm, sự tôn trọng được thể hiện trong việc không làm gián đoạn bài phát biểu như tắt điện thoại và chế độ thông báo của các mạng xã hội. Về phía chủ thể giao tiếp, có thể sử dụng các phương tiện hỗ trợ để đảm bảo mọi thành viên đều có thể nghe được bài phát biểu. Bên cạnh đó, việc ăn mặc phù hợp sẽ tạo cảm hứng tập trung cho người nghe, từ đó tăng hiệu quả giao tiếp.

4.9. Hiểu thông điệp của ngôn ngữ ký hiệu

Bên cạnh lời nói thì các ngôn ngữ ký hiệu cũng phát huy tác dụng trong việc truyền đạt thông điệp. Một cái gật đầu hoặc hành động giơ ngón tay cái có thể là tín hiệu nhiệt liệt đồng tình với các quan điểm được đưa ra. Ngược lại, hãy đảm bảo bạn gửi thông điệp phù hợp đối với đối tượng giao tiếp (người nghe) nhé.

4.10. Sẵn sàng phản hồi

Phản hồi một cách nhanh chóng đối với thông điệp của chủ thể giao tiếp cũng chính là một hình thức cổ vũ các ý tưởng tích cực và tạo tương tác giữa người nói và người nghe, giúp cải thiện hiệu quả giao tiếp.

5. Các lỗi cần tránh để có một kỹ năng giao tiếp hiệu quả

– Bình tĩnh lắng nghe, không nên ngắt lời người khác. Nếu ngắt lời hãy “xin phép” hoặc “xin lỗi” trước đó.

– Không chê bai, nói xấu người khác, tránh các chủ đề nhạy cảm dân tộc, tôn giáo.

– Không vòng vo, tránh ậm ừ, ngập ngừng.

– Không khoanh tay, xem đồng hồ, ngắm móng tay.

– Nheo mắt, nhìn chằm chằm, nụ cười không chân thật.

– Gãi đầu, gãi cổ, cử động nhiều không tập trung khi giao tiếp.

– Không khơi gợi những chuyện người khác không muốn nghe, động chạm lòng tự ái.

– Sử dụng chủ ngữ “tôi” hay “chúng ta” phù hợp từng hoàn cảnh.

– Nói sai đề tài, chủ đề mà mọi người đang đề cập đến.

– Nói thì thầm với một số người trong tập thể đông người.

– Nói quá to khi không cần thiết. Tùy chủ đề giao tiếp mà có âm điệu, ngữ điệu phù hợp.

– Không khua tay, múa chân, thể hiện thái độ lo lắng hay vui vẻ quá khi giao tiếp.

– Hỏi lại những điều chưa hiểu, luôn nhớ tên người đối diện.

– Tạo sự thân mật, cử chỉ đi cùng lời nói và ánh mắt.

– Không nóng nảy, không hấp tấp, không vội vàng.

Nắm vững kỹ năng giao tiếp sẽ giúp bạn biết cách lắng nghe, thấu hiểu cảm xúc của người nói. Bạn cũng sẽ chủ động hơn khi trò chuyện với người khác, khiến người đối diện cảm thấy được quan tâm, trân trọng. Khi đó bạn sẽ kết nối thêm với nhiều bạn bè mới, mối quan hệ của bạn sẽ rộng mở. Vị thế của bạn trong mắt mọi người cũng được nâng cao hơn. Những gì bạn nói ra cũng có trọng lượng hơn. Nhờ vậy con đường sự nghiệp của bạn sẽ dần đạt được thành công như mong đợi.