Tất cả mọi người trên thế giới này dù giàu hay nghèo đều có 24 giờ mỗi ngày. Thành công hay không còn phụ thuộc vào cách quản lý thời gian hiệu quả  của bạn và sử dụng chúng như thế nào. 

Cách quản lý thời gian hiệu quả là một nhiệm vụ khó khăn và thậm chí nhiều… đau đớn: Chúng ta thử, rồi sai, rồi thử lại, và tiếp tục sai.

Sự thực là, bài toán cân đối quỹ thời gian luôn hóc búa với bất cứ ai, kể cả đối với chuyên viên tư vấn tiếp thị sản phẩm kỳ cựu Étienne Garbugli.

Sau nhiều năm lăn lộn với nghề, tư vấn viên đến từ Montreal không chỉ thu hoạch được nhiều kiến thức và kĩ năng chuyên môn, mà còn đúc rút ra 20 “tôn chỉ” quản lý thời gian đến từ bè bạn và người thành đạt ông có cơ hội tiếp xúc. Đây là 20 lời khuyên quý giá mà  Étienne Garbugli ước đã có ai đó dạy mình từ những năm 20 tuổi.

Được sự cho phép của Garbugli, trang Business Insider đã chia sẻ 20 bí kíp này với đông đảo bạn đọc, với hy vọng chúng sẽ giúp ích cho chúng ta cách quản lý thời gian hiệu quả, tạo lập và duy trì một đời sống khoa học, hiệu quả và vui thú hơn.

Mẹo 1: Bạn luôn có đủ thời gian. Thời gian chính là những ưu tiên của bạn.

Tái phân bổ quỹ thời gian trong ngày và kiên định tuân thủ theo mục tiêu đề ra sẽ giúp bạn tận dụng thời gian tốt hơn. Dành ra 4-5 tiếng thực sự làm việc và coi trọng giấc ngủ cũng như những sinh hoạt đem lại niềm vui và ý nghĩa cuộc sống.

Mẹo 2: Lên kế hoạch cho 4-5 tiếng THỰC SỰ làm việc mỗi ngày, để mỗi ngày đều hiệu quả và trọn vẹn. 

Mẹo 3: Sẽ có những ngày bạn không thể làm được gì ra hồn, song lại có ngày bạn “sung sức” làm việc đến 12 tiếng. Điều đó hoàn toàn bình thường, cách quản lý thời gian hiệu quả hãy chăm chỉ khi đang có hứng và nghỉ ngơi khi không có tâm trạng làm việc. Đừng ép bản thân quá đáng.

Mẹo 4:  Định giá mỗi giờ của mình đáng 1000 đô, và sử dụng chúng một cách khôn ngoan nhất. Trân trọng thời gian của mình và khiến chúng đáng giá.

Mẹo 5: Đừng đa nhiệm! Đa nhiệm chỉ khiến bạn đánh mất tập trung và xa rời trọng tâm của mình.

Kỳ thực, làm nhiều việc cùng một lúc vừa tiêu tốn thời gian mà chẳng đầu việc nào được hoàn thành hiệu quả. Nhiều khi, chỉ 1-2 tiếng trước khi tan làm, bạn lại giải quyết được rất nhiều nhiệm vụ, vì vậy hãy biết cách quản lý thời gian hiệu quả sao cho phù hợp nhé.

Mẹo 6: Xây dựng thời gian biểu làm việc và tuân thủ theo nó. Dần dà thể lực và trí lực của bạn sẽ thích ứng theo khung đó.

Mẹo 7: Thực tế, việc hạn định thời gian sẽ giúp chúng ta tập trung và hiệu quả hơn. Vậy nên, không nên sợ hãi hay né tránh deadlines làm gì. Thậm chí, tự đặt ra các deadlines giúp ta trau dồi kỹ năng dàn xếp và xử lý các đầu việc.

Mẹo 8: Để hoàn thành mọi nhiệm vụ, điều quan trọng là bạn phải bắt tay vào việc. Đừng phân biệt việc lớn việc nhỏ, hãy để bản thân luôn bận rộn mỗi ngày.

Mẹo 9: Hãy cứ làm, đừng so đo tính toán quá nhiều. Kỳ vọng sự hoàn hảo chỉ khiến ta thêm mệt mỏi và rối loạn. Bắt tay vào làm để trấn tĩnh tâm tư, đồng thời tiến về phía trước.

Mẹo 10: Thư giãn đúng cách và đúng thời điểm

Tuy nhiên, như đã nói trong Mẹo 3, sẽ có những ngày bạn làm không việc hiệu quả. Nhiều thời gian làm việc không đồng nghĩa với hiệu quả, vậy nên thay vì gắng sức hoặc buông xuôi, hãy thư giãn một chút và tranh thủ làm những đầu việc nho nhỏ không tiêu tốn quá nhiều thể lực hay trí lực (Mẹo 8).

Mẹo 11: Cách quản lý thời gian hiệu quả cần nên rõ ràng trong việc xác định thứ tự công việc

Và để áp dụng được lời khuyên trên, hãy phân định rõ ràng: đâu là những nhiệm vụ chiến lược (mang tính sống còn với công việc, sự nghiệp bản thân, cần dành nhiều thời gian tâm sức) và đâu là những đầu việc nhỏ (không quá gấp, không tốn thời gian công sức, có thể làm trong những lúc rảnh rỗi/ năng suất làm việc kém hơn).

Mẹo 12: Đặt lịch họp vào đầu ngày, bởi thời gian trước một sự kiện hay cuộc họp quan trọng thường bị… lãng phí (bởi căng thẳng, lo lắng nên bạn không thể làm tốt các việc khác).

Tốt nhất là đặt lịch họp ngay đầu ngày. Hãy nhớ lại thời còn đi học, nếu có một môn kiểm tra vào cuối giờ, chắc chắn bạn không thể ‘tĩnh tâm’ nghe giảng trong các tiết trước đó.

Mẹo 13: Phân chia các đầu việc hoặc nhân sự làm việc theo nhóm. Như vậy, công việc vừa đỡ căng thẳng, vừa liền mạch hơn.

Mẹo 14: Theo sát chỉ một dự án/ một khách hàng trong ngày, không dàn trải hay ôm đồm. Điều này cũng cùng cơ sở với lời khuyên “Không đa nhiệm!”

Mẹo 15: Tận dụng… sự trì hoãn.

Áp dụng phương pháp làm việc Pomodoro (phương pháp đặt ra các hạn định thời gian là bội của 25 phút, nhằm đảm bảo trong khoảng hạn định, bạn không chỉ hoàn thành công việc, mà còn có thời gian xem xét kỹ lưỡng lúc đầu và rà soát lại lúc sau).

Mẹo 16: Chia mục tiêu lớn thành các chỉ tiêu nhỏ và lên kế hoạch đó là cách quản lý thời gian khá hiệu quả và phổ biến để đạt được từng chỉ tiêu đó cho đến khi bạn hoàn thành tất cả và đi đến cái đích cuối cùng.

Mẹo 17: Xếp thứ tự ưu tiên đầu việc, nhưng đừng rơi vào bẫy thứ tự ưu tiên: các đầu việc với ưu tiên thấp hơn rất dễ bị “xếp xó”. Hãy học cách quản lý thời gian hiệu quả để sắp xếp và phân bổ thời gian hợp lý để hoàn thành tất cả.

Mẹo 18: Hãy biết cách san sẻ gánh nặng với đồng nghiệp hay cấp dưới

Điều gì người khác có thể làm được nhiều hơn hay tốt hơn, hãy để họ làm thay cho bạn. Chớ ôm đồm và thấu hiểu giá trị của teamwork.

Mẹo 19: Luôn luôn ghi chú và đặt các mẩu giấy nhớ xung quanh mình. Khi mới học cách quản lý thời gian hiệu quả bạn nên viết ra, bạn cũng sẽ ghi nhớ tốt hơn. Đừng bao giờ quá tự tin với trí nhớ của mình.

Ép bản thân làm việc liên tục là trái ngược với việc bạn không biết cách quản lý thời gian hiệu quả. Bạn nên biết khi nào bạn có thể thử thách bản thân, lúc nào thì nên cho mình nghỉ ngơi chút đỉnh.

Mẹo 20: Bên cạnh việc ghi chú, hãy liệt kê danh sách những điều khiến bạn mất tập trung: Facebook, Skype, một serie truyền hình thực tế yêu thích, cô đồng nghiệp dễ thương… Một khi nắm rõ những nhân tố tác động đến năng suất làm việc của bản thân, bạn xác lập một rào chắn tư duy giúp bản thân tập trung và kiên định với những đầu việc đang thực hiện.

 Dịch từ Lifehack.org