“Bạn có yêu cuộc sống không? Nếu có thì đừng lãng phí thời gian, vì thời gian chính là viên gạch xây nên cuộc sống này.” Đó là câu nói nổi tiếng của Benjamin Franklin. Vậy làm thế nào để quản lý thời gian một cách hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu 7 tips giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả qua bài viết sau nhé!
1. Lên danh sách các việc cần phải làm
Việc đầu tiên bạn cần làm để quản lý thời gian hiệu quả là lên danh sách các việc cần làm đi cùng với thời hạn cần hoàn thành.
Sử dụng danh sách việc phải làm để viết ra các việc là một cách rất hiệu quả nhằm kiểm soát dự án và các nhiệm vụ phải thực hiện và giữ cho bản thân bạn làm việc có tổ chức.
Việc này giúp bạn dễ dàng sử dụng thời gian quý giá của mình. Công việc càng rõ ràng bao nhiêu thì mức độ hoàn thành càng cao bấy nhiêu.
Bên cạnh đó, hãy luôn giữ danh sách bên cạnh bạn, trong ví, trên bàn làm việc hay trong lịch làm việc hàng ngày.
2. Lập kế hoạch công việc
Việc lập kế hoạch rất cần thiết cho bạn để hoàn thành mục tiêu của mình, vì thế hãy chú ý và có sự đầu tư cho nó thật chi tiết.
Khi bạn đã liệt kê các công việc cần phải làm để hướng đến thực hiện mục tiêu thì việc đi đến đích đơn giản hơn rất nhiều.
Nếu không có kế hoạch gì, bạn sẽ không định được phương hướng cũng như không biết mình cần gì và nên làm gì. Bên cạnh đó, lập kế hoạch còn giúp bạn kiểm tra xem mình đã đạt được mục tiêu hay chưa và có những giải pháp để điều chỉnh khi có sai sót xảy ra.
Chúng ta phải phân chia một công việc lớn thành nhiều việc nhỏ, đơn giản, sau đó sắp xếp thứ tự ưu tiên và xác định thời hạn cụ thể. Dành ra chút ít thời gian để lập kế hoạch sẽ giúp bạn tăng năng suất, quản lý công việc một cách dễ dàng hơn.
Hãy lập kế hoạch để quản lý thời gian tốt hơn
Thời điểm tốt nhất để lên kế hoạch làm việc hàng ngày là vào buổi tối, trước khi đi ngủ. Khi ấy, tiềm thức của chúng ta sẽ gợi ý các phương hướng thực hiện từng phần việc trong bảng danh sách đó.
3. Quản lý thời gian bằng cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Sau khi liệt kê những công việc cần làm, bạn hãy dành chút thời gian kiểm tra lại xem công việc nào quan trọng cần phải làm trước.
Đặt ưu tiên cho danh sách việc phải làm giúp bạn tập trung và dành nhiều thời gian hơn cho những việc thực sự quan trọng với bạn.
Bạn có thể lập một danh sách các nhiệm vụ cần làm trong ngày và sắp xếp chúng vào một trong 4 loại sau:
– Nhiệm vụ quan trọng và cấp bách cần được thực hiện trước tiên
– Những việc quan trọng nhưng không cấp bách được thực hiện tiếp theo
– Những nhiệm vụ không quan trọng nhưng cấp bách được đưa vào một danh mục riêng
– Những thứ không quan trọng cũng không cấp bách được đưa xuống cuối cùng trong bản danh sách
Nhờ vào đó, bạn sẽ không sợ bỏ sót những công việc quan trọng và có thể hoàn thành những công việc cấp bách đúng thời hạn quy định.
4. Ngăn chặn sự trì hoãn
Trì hoãn công việc, trì hoãn việc học tiếng Anh, trì hoãn luyện tập thể dục thể thao… Mỗi ngày mỗi người chúng ta lại có thể tìm ra hàng tá lý do để trì hoãn một kế hoạch cụ thể nào đó kể cả khi kế hoạch ấy đã được sắp xếp từ trước.
Sự trì hoãn là yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của công việc. Có thể nó dẫn đến tình trạng lãng phí thời gian, chất lượng công việc không đảm bảo.
Đây được coi là một trong những kẻ thù lớn nhất đối với thành công và hạnh phúc của bạn bởi nó ngăn cản bạn dấn thân và hành động vì mục tiêu đã định. Do đó, bạn cần tránh và không nên trì hoãn bất cứ một việc nào để làm việc hiệu quả hơn.
Bất cứ điều gì bạn muốn, hãy làm ngay!
>> Xem thêm: Khởi nghiệp nên chọn sản xuất hay thương mại buôn bán?
5. Rèn luyện sự tập trung để quản lý thời gian hiệu quả
Khả năng tập trung là yếu tố quan trọng cần thiết cho học tập và làm việc. Tập trung là cách rất tốt để bạn không lãng phí thời gian.
Khi làm công việc gì đó bạn hãy tập trung tất cả sức lực và trí tuệ cho công việc, điều đó không chỉ đem lại kết quả công việc cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
Để rèn luyện sự tập trung bạn cần biết cách xây dựng mục tiêu theo động lực, suy nghĩ và cảm xúc phù hợp. Từ đó, bạn sẽ kích thích bộ não ưu tiên thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
Bạn có thể sử dụng phương pháp Pomodoro – phương pháp quản trị thời gian để nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc được phát minh bởi Francesco Cirillo – khi làm việc hay học tập.
6. Sắp xếp nơi làm việc khoa học
Sắp xếp nơi làm việc khoa học sẽ giúp bạn không mất thời gian tìm kiếm những hồ sơ, tài liệu cần thiết khi cần. Hãy dành thời gian sắp xếp bàn làm việc một cách gọn gàng, khoa học để bạn có thể tập trung vào công việc tốt hơn bởi bàn làm việc quá bừa bộn sẽ làm giảm sự tập trung của bạn.
Ngoài ra, hãy luôn để gọn gàng tài liệu giấy tờ, nếu bạn phải làm việc thường xuyên với tài liệu thì nên đặt một giá để tài liệu văn phòng phẩm tại một góc gọn trên bàn.
7. Sử dụng phần mềm quản lý công việc
Đây là một trong những cách hiệu quả nhất hiện nay để quản lý thời gian dành cho cá nhân hay tổ chức. Thay vì phải lên kế hoạch, lập lịch biểu một cách thủ công thì chúng ta có thể sử dụng phần mềm thay thế.
Quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn làm việc tốt hơn
Việc bạn sử dụng thời gian của mình một cách hợp lý sẽ giúp cuộc sống của bạn trở nên có lịch trình và gọn gàng hơn. Nhân đây tôi cũng xin giới thiệu với các bạn một chương trình học mà tôi rất tâm đắc. Chương trình học này sẽ giúp các bạn định hình lại cuộc sống và chuẩn bị cho tương lai tốt hơn. Nếu bạn quan tâm thì hãy tới đây và gặp tôi nhé:
