Sống và làm việc tinh gọn với ma trận Eisenhower

“Những gì quan trọng thì hiếm khi khẩn cấp và những gì khẩn cấp thì hiếm khi quan trọng”

Thỉnh thoảng bạn có thấy mình dùng toàn bộ thời gian để kiểm soát khủng hoảng không? Rằng cuộc sống của bạn cơ bản là dành để “chữa hết đám cháy này đến đám cháy khác” không?


Vào cuối ngày, bạn có cảm thấy hoàn toàn kiệt sức, nhưng không thể xác định mình đã đạt được thành tích gì có ý nghĩa thực sự ?

Có chứ?

Thế thì bạn tôi ơi, có lẽ bạn đang lẫn lộn giữa việc khẩn cấp với việc quan trọng.

Trước đây, chúng ta đã biết về nhiều bài học lãnh đạo được góp nhặt từ cuộc đời của Dwight D. Eisenhower. Hôm nay, chúng ta sẽ tìm hiểu về một điều khác – một nguyên tắc đã dẫn dắt ông trong suốt sự nghiệp thành công vang dội với vai trò là một vị tướng và một tổng thống.

quan-ly-thoi-gian

Chúng ta sẽ xem xét về những điểm khác biệt giữa 2 việc rất khác nhau này ở phần dưới, và khám phá lý do vì sao việc hiểu được “Nguyên tắc ra quyết định của Eisenhower” lại có thể giúp bạn trở thành con người mà bạn mong muốn trở thành.

1. Khác Biệt Giữa Khẩn Cấp Và Quan Trọng

Công việc khẩn cấp nghĩa là công việc đó cần được chú ý ngay lập tức. Đây là những việc giục ta làm “Ngay bây giờ!” Các công việc khẩn cấp đặt chúng ta vàotrạng thái phản ứng đặc trưng là lối suy nghĩ đề phòng, tiêu cực, vội vàng và hạn hẹp.

Công việc quan trọng nghĩa là những gì góp phần vào việc thực hiện nhiệm vụ, giá trị, mục tiêu lâu dài của chúng ta. Đôi khi công việc quan trọng cũng cần gấp, nhưng thường thì không như thế. Khi tập trung vào những hoạt động quan trọng, chúng ta làm việc với trạng thái phản ứng nhanh đồng thời giúp ta giữ bình tĩnh, lý trí, và cởi mở trước những cơ hội mới.

Sự khác biệt này khá trực quan, song hầu hết chúng ta thường xuyên mắc sai lầm khi tin rằng tất cả những việc gấp thì đều quan trọng. Xu hướng này dường như khởi nguồn từ lịch sử tiến hóa của chúng ta; tổ tiên ta tập trung hơn vào các mối quan tâm ngắn hạn thay vì những kế hoạch lâu dài, vì việc hướng đến những tác nhân kích thích trước mắt (như một con hổ răng kiếm đang lao tới) có thể tạo ra sự khác biệt giữa sự sống và cái chết.

Các công nghệ hiện đại (tin tức 24 giờ, Twitter, Facebook, tin nhắn) liên tục xuất hiện trước chúng ta với những thông tin càng củng cố thêm tư tưởng đã khắc sâu này. Các công nghệ kích thích phản ứng của chúng ta xem tất cả các thông tin đều là khẩn cấp và bức bách. Điệu nhảy uốn éo của Miley Cyrus có tầm quan trọng ngang bằng những cuộc thảo luận về chính sách của hội đồng chính phủ liên bang.

Như tác giả Douglas Rushkoff khẳng định, chúng ta đang trải qua cú sốc đương thời – tình trạng sống trong một ‘hiện tại’ dài đăng đẳng và đánh mất nhận thức lâu dài về những hướng đi và kế hoạch. Với tình trạng này, ta khó mà nhận ra được sự khác biệt giữa việc thật sự quan trọng với việc khẩn cấp đơn thuần.

Những hậu quả của sự mù mờ trong việc xác định tính ưu tiên này ảnh hưởng đến cả cá nhân lẫn xã hội. Trong cuộc sống của chính mình, ta bị kiệt sức và trì trệ, và trong phạm vi rộng hơn, nền văn hóa của chúng ta không thể giải quyết được vấn đề tối quan trọng trong thời đại này.


Nhà tư tưởng kinh doanh – Stephen Covey đã truyền bá quyển Nguyên tắc Ra quyết định của Eisenhower trong cuốn sách của ông mang tên 7 Thói Quen Của Người Làm Việc Hiệu Quả Cao (The 7 Habits of Highly Effective People). Trong đó, Covey lập một ma trận để giúp các cá nhân phân biệt giữa cái gì là quan trọng còn cái gì thì không, cái gì thì khẩn cấp và ngược lại . Ma trận bao gồm một hình vuông được chia làm 4 hộp, hoặc 4 phần tư, được quy định như sau:

* Phần tư thứ nhất: Khẩn cấp và Quan trọng
* Phần tư thứ hai: Không Khẩn cấp và Quan trọng
* Phần tư thứ ba: Khẩn cấp và Không Quan trọng
* Phần tư thứ tư: Không Khẩn cấp và Không Quan trọng 

ma-tran-eisenhower

Bên dưới, chúng ta sẽ đi vào chi tiết của từng phần tư và giải thích việc chúng ta nên dành phần lớn thời gian cho cái nào nếu ta mong muốn được hoàn thiện và tận hưởng cuộc sống.


2. Phần tư thứ nhất: Khẩn cấp và Quan trọng

Những việc ở phần tư thứ nhất vừa khẩn cấp vừa quan trọng. Chúng là những việc đòi hỏi sự quan tâm tức thì, cũng như việc chúng ta phải hoạt động để hoàn thành mục tiêu và nhiệm vụ lâu dài trong cuộc sống.


Các công việc trong phần tư thứ nhất thường bao gồm khủng hoảng, vấn đề và các hạn định.

Sau đây là một vài ví dụ tiêu biểu cho các công việc Khẩn cấp và Quan trọng:
* Các email nhất định (có thể là lời mời làm việc, một cơ hội kinh doanh mới và yêu cầu bạn hành động ngay, v.v.)

* Đến hạn nộp tiểu luận
* Đến hạn nộp thuế
* Vợ đang được cấp cứu
* Hỏng động cơ xe
* Công việc nhà
* Bạn bị lên cơn đau tim và phải nằm viện
* Bạn nhận được cuộc gọi từ hiệu trưởng trường con bạn học, bảo rằng họ phải gặp bạn để nói về hành vi của thằng bé


Với một chút kế hoạch và có tổ chức, nhiều công việc ở phần tư thứ nhất có thể được hoàn tất hiệu quả hơn hoặc thậm chí xử lý triệt để. Ví dụ, thay vì chờ đến phút cuối để làm tiểu luận (biến nó thành công việc khẩn cấp), thì bạn có thể sắp xếp thời gian để hoàn tất nó trước một tuần. Hoặc thay vì chờ đến khi đồ trong nhà hư và cần được sửa chữa thì bạn có thể lập một kế hoạch bảo trì định kỳ.


Dù không bao giờ có thể loại bỏ hoàn toàn các việc khẩn cấp và quan trọng, nhưng chỉ cần chủ động một chút thì chúng ta có thể giảm thiểu chúng đáng kể và dành nhiều thời gian hơn cho phần tư thứ hai.

Điều này dĩ nhiên đưa chúng ta đến với…

3. Phần tư thứ hai: Không Khẩn cấp nhưng Quan trọng

Những việc ở phần tư thứ hai là các hoạt động không có thời hạn cấp bách, nhưng vẫn giúp bạn đạt được mục tiêu cá nhân, học tập, và làm việc quan trọng của mình, cũng như hoàn thành mục tiêu tổng thể của một đời người.

Công việc phần tư thứ hai thường xoay quanh việc củng cố các mối quan hệ, lên kế hoạch cho tương lai, và cải thiện phát triển bản thân.

Theo Covey, chúng ta nên chú ý dành nhiều thời gian hơn cho các hoạt động trong phần tư thứ hai, vì những việc đó mang lại cho ta hạnh phúc, sự trọn vẹn, và thành công lâu dài. Không may là có vài thách thức quan trọng ngăn cản chúng ta khỏi việc đầu tư đủ thời gian và sức lực cho công việc trong phần tư này:
* Bạn không biết điều gì là thực sự quan trọng đối với chính mình. Nếu không biết giá trị hay mục tiêu nào là quan trọng nhất với bạn, thì hiển nhiên bạn sẽ không biết mình nên dành thời gian cho điều gì để đạt được mục tiêu đó. Trái lại, bạn sẽ bám vào bất cứ yếu tố kích thích và hoạt động nào khẩn cấp nhất. Nếu bạn cảm thấy mình đang thiếu thốn sứ mệnh trong đời hoặc không chắc chắn giá trị cốt lõi của mình là gì, tôi chân thành khuyên bạn nên đọc các bài viết của chúng tôi về việc phát triển một kế hoạch cuộc đời, cũng như xác định giá trị cốt lõi của mình.

* Sự thiên vị hiện tại. Như đã đề cập, tất cả chúng ta đều có xu hướng tập trung vào bất cứ thứ gì hiện đang cấp bách nhất. Hành động này là mặc định đối với chúng ta. Khi thời hạn công việc không xuất hiện rõ ràng trong đầu ta thì thật khó để có động lực làm việc. Để thoát khỏi tình trạng thụt lùi này thì cần có ý chí và kỷ luật – những đức tính này không tự nhiên có được mà phải được tích cực rèn luyện và thể hiện.



Vì các hoạt động phần tư thứ hai không thúc ép chúng ta phải quan tâm, chúng ta thường đặt chúng bên lề cuộc sống và tự nói với bản thân rằng: “Mình sẽ thực hiện chúng vào một ngày nào đó sau khi mình xử lý xong mấy chuyện khẩn cấp.” Thậm chí ta còn trì hoãn việc tìm hiểu xem điều gì là quan trọng nhất trong cuộc sống, việc này rõ ràng chỉ lặp đi lặp lại một chu kỳ mà trong đó ta chỉ giải quyết những việc khẩn cấp nhất trong danh sách.

Nhưng “một ngày nào đó” sẽ không bao giờ đến; nếu bạn đang đợi đến khi lịch của bạn được trống một chút để làm việc quan trọng, hãy tin tôi đi, lịch của bạn sẽ không bao giờ trống. Bạn sẽ luôn cảm thấy bận rộn như hiện tại bạn vẫn vậy, và dẫu có ra sao thì cuộc sống cũng chỉ trở nên bận rộn hơn khi bạn lớn tuổi hơn (ít nhất là đến khi bạn về hưu).

Để vượt qua sự thiên lệch về hiện tại vốn dĩ ngăn chúng ta không tập trung vào các hoạt động của phần tư thứ hai thì ta phải sống cuộc đời mình một cách có ý thức và chủ động. Bạn không thể sống theo cách mặc định để cuộc sống dẫn dắt. Bạn phải đưa ra quyết định có chủ ý, “Tôi sẽ dành thời gian cho những việc này dù cho có chuyện gì xảy ra đi chăng nữa.”

4. Phần tư thứ ba: Khẩn cấp nhưng Không Quan trọng

Những công việc ở phần tư thứ ba là các hoạt động đòi hỏi sự quan tâm của chúng ta ngay bây giờ (khẩn cấp), nhưng không giúp ta đạt được mục tiêu hay hoàn thành nhiệm vụ (không quan trọng). Hầu hết công việc phần tư thứ ba là những lần gián đoạn gây ra bởi người khác và thường liên quan đến việc giúp đỡ họ đạt được mục tiêu hay hoàn thành những việc ưu tiên của bản thân họ.

Đây là một số ví dụ tiêu biểu của các công việc phần tư thứ ba:
* Điện thoại gọi đến
* Tin nhắn
* Hầu hết các email (một số email có thể khẩn cấp và quan trọng)
* Một đồng nghiệp ghé qua bàn của bạn để nhờ vả, trong khi bạn đang phải ưu tiên làm việc quan trọng
* Một nhân viên cũ nhờ bạn viết một lá thư giới thiệu cho anh ta (có lẽ nó quan trọng với anh ấy, nhưng thực tế thì hẳn là không quan trọng đối với bạn)
* Mẹ đến mà không báo trước và muốn bạn làm giúp việc nhà 

Theo Covey, nhiều người dành hầu hết thời gian của họ cho công việc ở phần tư thứ ba trong khi nghĩ là mình đang làm những việc phần tư thứ nhất. Do việc phần tư thứ ba là giúp đỡ người khác, họ cảm thấy chúng chắc chắn phải quan trọng. Thêm nữa, chúng cũng thường là những công việc hữu hình, hoàn thành nó đem lại cho họ cảm giác thỏa mãn khi gạch bỏ một việc nào đó khỏi danh sách của mình.

Nhưng dù việc phần tư thứ ba có thể quan trọng với người khác, chúng lại không quan trọng với bạn. Nhưng việc này không hẳn là việc xấu, nhưng bạn cần cân bằng chúng với việc phần tư thứ hai. Nếu không thì bạn sẽ chỉ cảm thấy là đang hoàn tất quá nhiều việc như vậy ngày qua ngày nhưng lại nhận ra mình chẳng tạo được bước tiến thực sự nào đến mục tiêu lâu dài cả. Đó là công thức tạo ra cảm giác thất vọng và bất mãn với những người khác.

Người dành quá nhiều thời gian thực hiện các việc Khẩn cấp nhưng Không Quan trọng thường mắc “Hội chứng Người Tốt” và luôn muốn làm hài lòng người khác trong khi cái giá phải trả là hạnh phúc của chính họ.

Nếu đó là bạn, giải pháp rất đơn giản: Trở nên quyết đoán hơn và kiên quyết (nhưng lịch sự) từ chối các lời nhờ vả.


5. Phần tư thứ tư: Không Khẩn cấp và Không Quan trọng

Các công việc phần tư thứ tư thì không khẩn cấp lẫn không quan trọng. Tôi thích gọi chúng là những hoạt động “gây nhiễu”. Hoạt động ở phần tư thứ tư thì không cấp bách mà cũng chẳng giúp bạn đạt được mục tiêu lâu dài hay sứ mệnh của mình. Chúng chủ yếu làm bạn bị xao lãng.

Các ví dụ tiêu biểu cho Việc Không Khẩn cấp và Không Quan trọng bao gồm:
* Xem TV
* Lướt mạng một cách vô thức
* Chơi trò chơi điện tử
* Lướt Facebook, Twitter, Instagram
* Cá độ
* Nghiện mua sắm 

Bạn có nhận ra mình thường lãng phí thời gian lướt facebook một cách vô thức?

Tôi nghĩ nếu hầu hết chúng ta tự kiểm tra lại thời gian của chính mình, ta sẽ phát hiện mình đã dành quá nhiều thời gian cho các hoạt động phần tư thứ tư. Tôi chắc rằng hầu hết chúng ta đều có những thời điểm “Mình đang lãng phí cuộc đời” sau khi dành hàng tiếng đồng hồ lướt web, và nhận ra mình đã có thể dành thời gian đó để theo đuổi những mục tiêu cao quý của cuộc đời. Không phải ư? Chỉ có tôi mới như thế sao? Chậc.

Là một người thực dụng, tôi không nghĩ bạn cần phải loại bỏ hoàn toàn các hoạt động phần tư thứ tư ra khỏi đời mình. Sau một ngày bận rộn và làm việc quần quật, lướt web ngẫu nhiên hay xem chương trình TV ưa thích khoảng nửa tiếng chính là những gì cần thiết cho bộ não giải tỏa.

Thay vì muốn hoàn toàn loại bỏ những việc Không Khẩn cấp và Không Quan trọng, hãy chỉ dành một lượng thời gian nhất định cho chúng. Ít hơn hoặc bằng 5% thời gian sinh hoạt là một mục tiêu phù hợp.


6. Hãy Giống Ike: Dành Nhiều Thời Gian Hơn Cho Các Việc Quan Trọng

Trong thế giới hiện nay của chúng ta, khả năng tách các tín hiệu khỏi các yếu tố gây nhiễu, hay phân biệt giữa việc khẩn cấp với việc quan trọng là một kỹ năng thiết yếu cần có.


Thử thách của tôi dành cho bạn trong tuần này là áp dụng ma trận Eisenhower vào càng nhiều khía cạnh trong đời sống của bạn càng tốt. Khi đối mặt với một quyết định, hãy dừng lại và tự hỏi: “Mình đang làm việc này vì nó quan trọng, hay chỉ đơn thuần là vì nó khẩn cấp?”

Tôi hứa rằng khi bạn dành hầu hết thời gian của mình để thực hiện các việc Không Khẩn cấp nhưng Quan trọng, bạn sẽ có được cảm giác bình tĩnh, có kiểm soát, và bình yên mới mẻ trong cuộc sống. Bạn sẽ cảm thấy như mình đang tạo ra những bước tiến thực sự.

Bằng cách dành thời gian vào hoạt động lên kế hoạch/tổ chức ở phần tư thứ hai, bạn có thể phòng tránh và loại bỏ nhiều khủng hoảng và rắc rối của phần tư thứ nhất, cân bằng những thỉnh cầu ở phần tư thứ ba với những nhu cầu của chính bạn, và thực sự tận hưởng thời gian của phần tư thứ tư khi biết rằng mình đã làm hết các việc kia. Bằng cách đặt phần tư thứ hai là ưu tiên hàng đầu, dù có gặp phải trường hợp khẩn cấp, bực bội, hay hạn định, bạn cũng sẽ có đủ khả năng về tinh thần, cảm xúc, và thể chất để chủ động phản hồi lại thay vì thụ động phản ứng.

Tác giả: Brett & Kate McKay

Nguồn: http://www.artofmanliness.com/2013/10/23/eisenhower-decision-matrix/

Xem thêm:  7 lời khuyên dành cho những nhà khởi nghiệp trẻ

GỬI CÂU HỎI CHO MR WHY - PHẠM NGỌC ANH

Bạn quan tâm tới chủ đề nào dưới đây:

Về Mr Why Phạm Ngọc Anh — là một trong những doanh nhân – huấn luyện viên hàng đầu tại Việt Nam với 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Đào tạo các vấn đề liên quan tới Phát triển cá nhân, Bán hàng, Kinh doanh, Lãnh đạo, Xây dựng doanh nghiệp... Bạn có thể kết nối với anh ấy trên Google+, Twitter, FacebookYoutube.