Hiệu quả ở đây mình hiểu là bạn làm được những việc có ích, cần thiết cho bạn. Ví dụ cũng là 10 tiếng đồng hồ mà bạn học được 100 từ tiếng Anh là hiệu quả, trong khi ngồi vô máy tính đọc toàn những tin vô bổ chẳng giúp ích gì cho bạn thì gọi là không hiệu quả.
Có thể bạn đã từng thắc mắc, tại sao người đó làm được nhiều việc trong một ngày đến thế, hết đi làm, họp hành liên miên, giải quyết những vấn đề hóc búa, mà vẫn chơi thể thao đều đặn, vẫn viết báo đều tay, vẫn tham gia các hoạt động văn hóa văn nghệ và bao nhiêu là thứ khác.
Ôi còn mình thì. Sáng ngủ dậy loay hoay thế nào mà đã 9 giờ. Ngồi vô máy tính đọc mấy cái email và tin tức đã thấy 11 giờ. Đi ăn trưa quay lại có khi đã 1 giờ chiều. Vội vàng cắp cặp lên trường, tối về nhỏ bạn gọi đi uống café đến 11 giờ khuya. Vậy là hết ngày rồi. Điểm lại là than một câu “Cả ngày hôm nay chẳng làm được việc gì ra hồn”. Đúng thế.
Đôi khi bạn cảm thấy những người làm việc hiệu quả dường như có một bí quyết gì đó chăng mà mình chưa nắm được. Bí quyết đó chính là kĩ năng quản lý thời gian của bạn đấy.
Trước hết, để quản lý thời gian tốt bạn hãy lên danh sách cho mình những việc mà bạn muốn làm (vì nếu bạn chẳng có việc gì để làm, hoặc không muốn làm, ). Có nhiều thứ lắm mà bạn cứ nghĩ mình không cóJthì 24 tiếng thành nhiều quá đủ thời gian. Bạn cứ lên danh sách đi và sẽ thấy với 24 giờ bạn làm được nhiều thứ lắm.
Ví dụ nhé:
Kế hoạch trong tuần:
1. Đọc xong 1 cuốn sách: nếu chưa có sách, hãy đi mua hoặc mượn ngay cuốn đó để trên bàn học.
2. Trau dồi tiếng Anh: học ở nhà một mình thì hết việc này đến việc kia chồng chéo thành ra cả tháng nay lên kế hoạch mà vẫn chưa được chữ nào cả, vậy thì phải đăng kí một cua tiếng Anh và mua sách ôn ngay.
3. Tham gia một câu lạc bộ Sinh viên của trường: bạn lên hỏi xem có hoạt động gì sắp tới không, ví dụ đăng kí đi dạy trẻ em khuyết tật hay lớp học tình thương tuần 2 buổi.
Vậy là ít nhất bạn đã có cho mình một danh sách các việc cần làm (to-do list). Có danh sách này trong đầu rồi, bước tiếp theo bạn lên một lịch trình làm việc cụ thể sao cho tiết kiệm thời gian nhất. Ví dụ, xem lịch hoạt động câu lạc bộ có bị trùng với lịch học tiếng Anh không, nếu trùng thì thu xếp vào một buổi khác. Xem địa điểm học tiếng Anh có gần chỗ đi dạy kèm không, cách nhau bao nhiêu xa. Giả dụ chiều thứ 4 đi dạy rồi chạy qua trung tâm học luôn có kịp không? Vậy là đỡ phải về nhà loay hoay hết cả buổi tối. Nhỏ bạn có gọi điện thì nhắn “Cuối tuần nhé, tớ phải đi học”. Thế là có lí do chính đáng để từ chối một buổi café tán gẫu chẳng đâu vào đâu.
Rất nhiều giờ trong ngày chúng ta làm việc không hiệu quả là vì có những khoảng thời gian chết mà mình không kiểm soát được như vậy đó. Khi nhiều việc lên rồi, giả dụ bạn vừa làm Chủ tịch câu lạc bộ Sinh viên của trường, vừa đi làm thêm buổi tối, lại học Anh văn cuối tuần. Cùng một lúc có rất nhiều thứ phải giải quyết, vậy thì làm sao đây?
Đặt ưu tiên cho các việc cần làm (tasks) và bố trí chúng xem nên giải quyết vào lúc nào là vừa ít tốn thời gian và chất lượng cao nhất. Ví dụ buổi sáng là lúc bạn tỉnh táo và tập trung nhất, vậy hãy giải quyết những việc quan trong như viết một bức thư trang trọng xin tài trợ cho chương trình sắp tới, hoặc soạn thảo các văn bản, lên chương trình kế hoạch đầu tuần, học một chút tiếng Anh vv…Những việc ít quan trọng hơn như trả lời các email, hay gọi điện thoại, đi lấy giấy tờ vv.. thì để sau giờ trưa khi đầu óc thấy hơi mỏi mỏi rồi.
Đây chỉ là một số ví dụ cụ thể mình viết ra, các bạn có thể tùy nghi áp dụng trong hoàn cảnh của mình. Nhớ là:
1) Đặt mục tiêu
2) Lên danh sách những việc cần làm
3) Lên thứ tự ưu tiên và giải quyết vào lúc thích hợp nhất.
Ôi còn mình thì. Sáng ngủ dậy loay hoay thế nào mà đã 9 giờ. Ngồi vô máy tính đọc mấy cái email và tin tức đã thấy 11 giờ. Đi ăn trưa quay lại có khi đã 1 giờ chiều. Vội vàng cắp cặp lên trường, tối về nhỏ bạn gọi đi uống café đến 11 giờ khuya. Vậy là hết ngày rồi. Điểm lại là than một câu “Cả ngày hôm nay chẳng làm được việc gì ra hồn”. Đúng thế.
Đôi khi bạn cảm thấy những người làm việc hiệu quả dường như có một bí quyết gì đó chăng mà mình chưa nắm được. Bí quyết đó chính là kĩ năng quản lý thời gian của bạn đấy.
Trước hết, để quản lý thời gian tốt bạn hãy lên danh sách cho mình những việc mà bạn muốn làm (vì nếu bạn chẳng có việc gì để làm, hoặc không muốn làm, ). Có nhiều thứ lắm mà bạn cứ nghĩ mình không cóJthì 24 tiếng thành nhiều quá đủ thời gian. Bạn cứ lên danh sách đi và sẽ thấy với 24 giờ bạn làm được nhiều thứ lắm.
Ví dụ nhé:
Kế hoạch trong tuần:
1. Đọc xong 1 cuốn sách: nếu chưa có sách, hãy đi mua hoặc mượn ngay cuốn đó để trên bàn học.
2. Trau dồi tiếng Anh: học ở nhà một mình thì hết việc này đến việc kia chồng chéo thành ra cả tháng nay lên kế hoạch mà vẫn chưa được chữ nào cả, vậy thì phải đăng kí một cua tiếng Anh và mua sách ôn ngay.
3. Tham gia một câu lạc bộ Sinh viên của trường: bạn lên hỏi xem có hoạt động gì sắp tới không, ví dụ đăng kí đi dạy trẻ em khuyết tật hay lớp học tình thương tuần 2 buổi.
Vậy là ít nhất bạn đã có cho mình một danh sách các việc cần làm (to-do list). Có danh sách này trong đầu rồi, bước tiếp theo bạn lên một lịch trình làm việc cụ thể sao cho tiết kiệm thời gian nhất. Ví dụ, xem lịch hoạt động câu lạc bộ có bị trùng với lịch học tiếng Anh không, nếu trùng thì thu xếp vào một buổi khác. Xem địa điểm học tiếng Anh có gần chỗ đi dạy kèm không, cách nhau bao nhiêu xa. Giả dụ chiều thứ 4 đi dạy rồi chạy qua trung tâm học luôn có kịp không? Vậy là đỡ phải về nhà loay hoay hết cả buổi tối. Nhỏ bạn có gọi điện thì nhắn “Cuối tuần nhé, tớ phải đi học”. Thế là có lí do chính đáng để từ chối một buổi café tán gẫu chẳng đâu vào đâu.
Rất nhiều giờ trong ngày chúng ta làm việc không hiệu quả là vì có những khoảng thời gian chết mà mình không kiểm soát được như vậy đó. Khi nhiều việc lên rồi, giả dụ bạn vừa làm Chủ tịch câu lạc bộ Sinh viên của trường, vừa đi làm thêm buổi tối, lại học Anh văn cuối tuần. Cùng một lúc có rất nhiều thứ phải giải quyết, vậy thì làm sao đây?
Đặt ưu tiên cho các việc cần làm (tasks) và bố trí chúng xem nên giải quyết vào lúc nào là vừa ít tốn thời gian và chất lượng cao nhất. Ví dụ buổi sáng là lúc bạn tỉnh táo và tập trung nhất, vậy hãy giải quyết những việc quan trong như viết một bức thư trang trọng xin tài trợ cho chương trình sắp tới, hoặc soạn thảo các văn bản, lên chương trình kế hoạch đầu tuần, học một chút tiếng Anh vv…Những việc ít quan trọng hơn như trả lời các email, hay gọi điện thoại, đi lấy giấy tờ vv.. thì để sau giờ trưa khi đầu óc thấy hơi mỏi mỏi rồi.
Đây chỉ là một số ví dụ cụ thể mình viết ra, các bạn có thể tùy nghi áp dụng trong hoàn cảnh của mình. Nhớ là:
1) Đặt mục tiêu
2) Lên danh sách những việc cần làm
3) Lên thứ tự ưu tiên và giải quyết vào lúc thích hợp nhất.
Mỗi ngày trước khi đi ngủ, bạn cố nhớ lại những việc mình đã làm trong ngày và tự đánh giá xem liệu đã hiệu quả chưa, có thể làm tốt hơn mà ít tốn thời gian hơn không, lúc nào là lúc bạn làm việc đó hiệu quả nhất. Như vậy kĩ năng quản lý thời gian của bạn sẽ tốt lên mỗi ngày và giá trị một giờ đồng hồ của bạn cũng sẽ tăng lên nhiều lắm. Đến một lúc nào đó biết đâu như Bill Gates, bạn sẽ không màng nhặt một tờ 100$ vì một giây của bạn đáng giá hơn thế.
-ST-
